Jak přijímat lidi přes online schůzky – 4 zásady, které musíte znát

Vzdálené přijímání lidí, je v mnoha směrech specifické. Jak to dělat správně a najít toho nejlepšího kandidáta do vaší firmy?

Asi každý z nás si vzpomene, jak se cítil, když šel na pracovní pohovor. Zvláštní pocit v žaludku a možná vámi proběhla vlna nervozity i vzrušení. Jakmile jste vstoupili do prostor společnosti, která se měla stát vaším pracovním domovem, asi jste hned napoprvé věděli, zda se tam budete cítit dobře nebo ne. Před samotným rozhovorem jste mohli tak trochu zmapovat terén.

„Při pohovorech vždy myslím na to, že si vybírají obě strany; firma i kandidát. Při osobních výběrových řízeních i v online prostředí přistupuji k zájemcům o pozici jako k partnerům, tzn. s respektem.“ Říká Dita Závorová, profesionální koučka a HR konzultantka

Když ale vybíráte někoho vzdáleně, tenhle moment vašeho budoucího kolegu nečeká a oba tím přicházíte o možnost „nasát atmosféru“. Zároveň přijdete i o krátký rozhovor před vlastním pohovorem, který může nastavit uvolněnější atmosféru. Navíc vy, jako potencionální zaměstnavatel, můžete z neformální komunikace zjistit řadu dalších informací, a to se vám bude při rozhodování hodit.

Jak tedy správně a úspěšně přijímat lidi do firmy přes online schůzky?

Připravili jsme pro vás pár základních typů z praxe a jedno doporučení na závěr. Nejde o postup krok za krokem, spíš o důležité zásady, které vám váš proces pomohou vylepšit.

Na úvod nám Dita Závorová připravila krátké shrnutí z její praxe:

„Čas můj je stejně „drahý“ jako čas kandidáta, proto se snažím dodržovat následující zásady:

1. Dobře plánovat, kandidátovi dát jasné informace (co ho čeká, kolik času spolu strávíme, dress code apod.).

2. Využívám ověřenou a funkční komunikační platformu, nabídnu kandidátovi její vyzkoušení předem.

3. Věnuji pozornost prostředí, kde se bude rozhovor konat – klidné místo, adekvátní pozadí…

4. Připravím si podklady, které chci s kandidátem sdílet.

5. Pokud vedeme pohovory ve více lidech, předem se domluvíme na struktuře, otázkách, našich rolích a způsobu, jakým si budeme předávat slovo.

6. Při samotném rozhovoru mluvím pomaleji a ověřuji si, že je mi rozumět.

7. V úvodu rozhovoru se ptám, jaké má kandidát s online prostředím/pohovory zkušenosti; kandidátova nejistota v této oblasti může mít vliv na jeho větší nervozitu či neobratnost ve vyjadřování. „

Nyní se na některé zásady podíváme trochu podrobněji.

První krok

Jeden z prvních kroků, které je potřeba udělat, je vcítit se do pozice najímaného. Jak se cítí, co může řešit, v jaké situaci se nachází. Proč je to tak důležité? Proč nestačí jen říct své požadavky a buď je kandidát přijme nebo ne? Od toho se odvíjí celá komunikace. Přijímací proces není jednostranný. Vaším cílem je mít spolehlivého i loajálního zaměstnance na správném místě. Jedině vhodně nastavenou komunikací můžete zjistit, zda je kandidát skutečně vhodný na konkrétní pozici. On si zase může ověřit, zda mu vyhovuje nejen pracovní náplň, ale také komunikační styl a firemní kultura vůbec. Začněme u ní.

1)Ukažte firemní kulturu

Buďte upřímní a pomozte žadateli udělat si obrázek o tom, jak to u vás chodí a jak ve firmě komunikujete. Základní zásady můžete sepsat do příručky nebo článku, který kandidátovi pošlete. Nezáleží ani tolik na formátu, jako na tom, abyste sdělili co nejvíc z vaší firemní kultury, zvyklostí a atmosféry. Jednoduše nahradili ten první dojem, když vejdete do firmy.

Můžete vymyslet další aktivity pro kandidáty, kteří v přijímacím řízení postoupí dál. Například online setkání s dalšími členy týmu, nejbližšími kolegy nebo se všemi nadřízenými, pokud firmu vlastní víc společníků. Taková nezávazná konverzace je mezi žadateli velmi oblíbená a často je zásadním faktorem při jejich rozhodování, zda danou pozici vezmou či nikoliv. Obě strany se při této příležitosti lépe poznají.

2)Buďte pečliví

Lépe řečeno, dochvilní. Lidé si často všímají, zda se o minutu nebo dvě opozdíte. Na online schůzce je to trochu jiné než na běžné schůzce třeba v kavárně. Tam si objednáte kávu nebo něco malého k jídlu a minutky či dvou si nevšimnete. Při online schůzce si víc hlídáte začátek. Navíc sedět před monitorem, který vám celkem jasně dává najevo, že čekáte, a často to podpoří třeba vtipnou hláškou typu: „Jejda, vy jste ale netrpěliví…“ a podobně, to určitě nedělá dobrý první dojem. Takže doporučujeme, buďte přesní.

Určitě si předem vyzkoušejte obsluhu místnosti a ujistěte se, že i dnes vše funguje, jak má.

Stejně tak pošlete včas odkaz účastníkovi setkání ideálně i s návodem k obsluze a možností si vše vyzkoušet. WebMeeting má k tomu skvělou funkci připomínky 30 minut před začátkem schůzky. Posílá se automaticky pozvanému účastníkovi, takže vy na to už myslet nemusíte.

3)Připravte si jasné otázky

Když najímáte na dálku, věnujte se hlavně tomu podstatnému během vaší online schůzky. Opět si to porovnejme s obvyklým pohovorem „face to face“. Tady se většinou ztratí drobná odbočka a pár vět navíc, ale v online schůzce máte jasně daný čas. Navíc je velmi důležité, aby žadatel měl dostatek prostoru na své dotazy a necítil se nějak zanedbaný nebo dokonce pod tlakem. Ušetřit čas můžete i tak, že podklady žadateli pošlete předem a zeptáte se ho na několik předem připravených otázek, které vám pomohou rychle identifikovat, jak moc se žadatel přípravě věnoval.

4)Vytvořte si podklady

Uchazeči o vzdálené zaměstnání si často neuvědomují, kolik písemné komunikace obnáší práce na dálku. To, co byste jindy vyřešili osobním dotazem na kolegu, v tomto případě musíte napsat. Je tedy důležité si předem ověřit, že je s tím žadatel srozuměn, a hlavně je schopen této formy komunikace. Stejně tak je dobré mít pro něj dostatek dokumentů a podkladů v psané formě, aby s nimi mohl pracovat z domova. Vysvětlíme proč.

Hlavní zásady přijímání lidí online – na co se vždy soustředit

Každý kandidát je jiný. Obecně je ale několik zásad, které byste měli brát u všech v úvahu. Ty vám pomohou najít toho nejlepšího vzdáleného pracovníka.

• Jasná komunikace – Opět narážíme na zásadní rozdíl oproti klasickému zaměstnání. Když pracuje zaměstnanec vzdáleně, většinu času tráví pouze sám se sebou. Nemá nablízku své kolegy, jako kdyby chodil do firmy. Když se potřebuje na něco zeptat, něco si vyjasnit, musí nějakému kolegovi zatelefonovat nebo napsat e-mail. To zase klade nároky na toho, kdo mu má odpovídat. Je tedy důležité, aby vzdálený pracovník byl schopen pracovat dostatečně samostatně.
• Psaná komunikace – jak už jsme zmínili, důležitou součástí práce z domova je psaná komunikace. Měli byste hledat takového kandidáta, kterému psaná komunikace vyhovuje a snadno ji zvládá tak, jak vy potřebujete.
• Smysl pro realitu – je velmi důležité, aby uchazeči věděli, co znamená práce z domova. Často o tom mají zkreslené představy. Většinou je láká představa, že při práci z domova mohou více cestovat, protože nejsou vázáni na jedno místo. Představují si exotické dovolené a práci na pláži. Realita je často ale taková, že většinu času sedí u svého stolu doma.
• Sebemotivace – dalším důležitým momentem je si uvědomit, že pracovník tráví mnoho času sám doma a vyžaduje to od něj větší dávku sebemotivace. Nemá kolem sebe kolegy, kteří nám v motivaci pomáhají a zvedají pracovní morálku.

Úspěšné přijímání přes online schůzky má svá úskalí, ale i svá pozitiva. Například ušetříte hodně času. Nicméně je řada tipů a rad, které vám pomohou vyhnout se úskalím. My jsme vám představili několik z nich a Dita . Někdy to vyžaduje notnou dávku empatie, sebereflexe a sebedisciplíny, když si ale pohlídáte tyto zásady, jistě najdete ideálního vzdáleného pracovníka.

Pokud vás zajímá struktura online setkání obecně, naše tipy a postup z praxe najdete v článku Jak na strukturu online meetingu ve 3 krocích.