Jak na strukturu online meetingu ve 3 krocích

I online meetingy mají svojí „etiketu“ a strukturu, kterou je dobré dodržovat, aby panovala všeobecná spokojenost a podařilo se vám splnit stanovené cíle. Ale nebojte, není to složité a někdy je online dokonce výhodou. Když máte vhodnou platformu.

Pojďme si udělat takovou krátkou strukturu, kterou můžete využít jako univerzální podklad nebo „template“ pro online setkání.

1)Před setkáním

• Rozeslat pozvánky. Poté, co vytvoříte setkání, je dobré v dostatečném časovém předstihu rozeslat všem účastníkům pozvánky, aby měli možnost si zadat setkání do svých kalendářů a mohli se zúčastnit. U WebMeetingu je rozesílání pozvánek automatizované, můžete jich poslat i několik a nakonec pak upozornit každého účastníka ještě 30 minut před začátkem setkání, aby na něj nezapomněl.
• Stanovit agendu. Je dobrým zvykem, že účastníci vědí rámcově, co bude obsahem setkání, na co se mají připravit a jaké úkoly je čekají. Podrobnost agendy je čistě na vás, ale ze zkušenosti můžeme doporučit, že se vyplácí volit spíš jednoduchou a heslovitou osnovu než podrobně rozpracované body. Definujte předmět setkání, hlavní body a maximálně jejich heslovitý popis a vždy, alespoň pro sebe, si stanovte cíl/cíle setkání. To je zásadní.
• Vedoucí meetingu. Předem si určete administrátora nebo vedoucího meetingu. Mimo jiné je to osoba, na kterou se mají účastníci možnost před setkáním obrátit, pokud jim například nedorazil e-mail s pozvánkou, agenda nebo podklady pro setkání. U WebMeetingu má administrátor i širší možnosti ovládat online setkání a korigovat/navádět účastníky, jak se pohybovat v prostředí virtuální místnosti.

2)Během setkání

• Přivítání, představení agendy, rozdělení rolí. Věnujte pár minut neformální konverzaci, aby se účastníci z prostoru, kde se zrovna nacházejí (pracovna, koutek v kuchyni, terasa s výhledem) přeorientovali na obrazovku/monitor a soustředili se na setkání. Dále přiveďte i jejich fokus na téma a agendu. Pokud například někdo moderuje, jiný zapisuje a další zaznamenává dotazy, rozdělte si role hned na začátku. Meeting je tak mnohem plynulejší a ubíhá v příjemném rytmu.
• Prezence. Rozhodně si veďte seznam účastníků. U WebMeetingu je výhoda, že zaznamenává automaticky každých 5 minut, kdo je přítomen, jestli má zapnutou webkameru nebo jen sluchátka a kdy meeting opustil. Seznam účastníků je pak možné i zkopírovat do excelu, takže není potřeba vypisovat nic ručně nebo vést si samostatné tabulky. Docházka je automatizovaná.
• Zápis. Z každého online meetingu si udělejte zápis, kde uvedete téma, hlavní body, úkoly a cíle. WebMeeting má v tomhle velkou výhodu. Oproti setkání face to face nemusíte dělat zápis ručně. Celý meeting nebo jeho části můžete nahrávat a do chatu psát aktuální dotazy, kopírovat odkazy nebo jiné informace. V chatu je také možné psát jak soukromé zprávy konkrétní osobě, tak do veřejné sekce všem účastníkům. Jak záznam, tak chat jde stáhnout či zkopírovat a rozeslat všem účastníkům. Je to užitečné jak pro vás, tak pro účastníky. Nikdy si nepamatujeme vše, co zaznělo a mít po ruce záznam je elegantní a časově efektivní řešení.
• Úkoly. Každý úkol, který zadáte na meetingu, by měl mít jasně stanovanou zodpovědnou osobu a termín. Vyjádření typu „mělo by se“ a „je potřeba“ nahraďte konkrétní osobou a přiřaďte i jasný termín. V záznamu je pak vše dohledatelné a nestane se vám, že by někdo nevěděl, co a kdy udělat.
• Kamera a zvuk. Je dobrým zvykem mít zapnutou webkameru, pokud máte, aby na sebe všichni účastníci viděli a mohli lépe reagovat. Stejně tak pokud nemluvíme, je lepší mít vypnutý mikrofon, abychom předešli případným ozvěnám, které mohou snižovat srozumitelnost.
• Ukončení. Na konci meetingu udělejte krátké shrnutí výsledků a úkolů. Velmi to ulehčí pozdější orientaci v záznamu a často se zodpoví drobné nejasnosti, které mohly během setkání vzniknout.

3)Po setkání

• Čas. Ideální je, když se vám podaří dodržet stanovený čas a nepřetahovat. Ostatní účastníci mohou mít navazující aktivity, nebo je jednoduše zdržujete od provedení zadaných úkolů.
• Shrnutí. WebMeeting má již zmíněnou možnost zápisu a chatu. Po ukončení setkání můžete rozeslat všem záznam z chatu a nahrávku. Případně pouze vybraným osobám, prostřednictvím linku, který najdete v administraci v seznamu účastníků (obrázek níže).

A to je celé. Pár rad a struktura základů online setkání. Zlatou zásadou je mít ČAZ, tedy pohlídat si Čas, Agendu a Zápis. Vyvarujete se odchylkám od tématu, „trapnému tichu“ a každý se bude na konci odhlašovat s pocitem, že jste udělali kus práce. Když se budete struktury více méně držet, vaše meetingy a setkání budou profesionální, efektivní a budou mít spád. Ušetříte tak poměrně dost času, a ještě budete mít dobrý pocit. Co říkáte, stojí to za to?